Technologische kmo’s laten miljardenmarkt van overheidsopdrachten vaak liggen

De Belgische overheid kocht in 2025 voor 85 miljard euro aan goederen en diensten aan. Genoeg kansen dus, maar toch laten veel technologische kmo’s overheidsopdrachten links liggen. Niet alleen administratieve vereisten spelen daarbij een rol. Ook een gebrek aan voorbereiding en kennis van het aanbestedingsproces maakt dat kleinere bedrijven kansen mislopen, vertelt Kathleen Steegmans, director Growth Services bij adviesbureau Prosatt, aan Agoria.

Dat overheidsopdrachten complex zijn, is een veelgehoorde reden om niet in te schrijven. Volgens Steegmans is de drempel echter breder dan alleen de administratie.

Selectiecriteria zoals minimale omzet of eerdere ervaring met de overheid sluiten volgens haar niet altijd aan bij de realiteit van innovatieve kmo’s. Daardoor beschikken bedrijven wel over de nodige technische expertise, maar kunnen ze die moeilijk aantonen binnen de bestaande aanbestedingsprocedures.

Daarnaast ontbreekt het kleinere ondernemingen vaak aan inzicht in hoe een opdracht tot stand komt. Tegen de tijd dat een aanbesteding wordt gepubliceerd, zijn marktconsultaties vaak al afgerond en zijn de verwachtingen van de opdrachtgever mee gevormd. Wie pas instapt wanneer het bestek verschijnt, begint daardoor geregeld met een achterstand.

Volgens Steegmans worden bestekken bovendien vaak opgesteld vanuit juridische en procedurele vereisten, terwijl technologiebedrijven vertrekken vanuit innovatie en technische oplossingen. Daardoor sluiten vraag en aanbod niet altijd goed op elkaar aan.

Samenwerken vergroot slaagkans

De veronderstelling dat enkel grote ondernemingen overheidsopdrachten aankunnen, klopt volgens Steegmans niet. Ze ziet vooral kansen voor gespecialiseerde kmo’s die hun expertise bundelen met andere bedrijven.

‘De echte kracht van innovatieve kmo’s ligt in hun vermogen om samen te werken in ecosystemen. Door de expertise van verschillende gespecialiseerde niche-spelers te bundelen tot één robuust, schaalbaar en geïntegreerd antwoord, bieden zij exact wat de overheid nodig heeft.’

Ook aan de kant van de overheid ziet ze een evolutie. Overheden zetten volgens haar vaker in op marktconsultaties en delen opdrachten op in kleinere percelen. Dat moet de toegang voor gespecialiseerde bedrijven vergroten.

Niet elke aanbesteding is de moeite waard

Niet elke overheidsopdracht is automatisch interessant voor een kmo. Volgens Steegmans is het belangrijk om vooraf kritisch te beoordelen of een dossier aansluit bij de eigen expertise en capaciteit.

Bedrijven doen er volgens haar goed aan om af te zien van een offerte wanneer ze zich onvoldoende herkennen in het gevraagde profiel, wanneer de context van de opdracht onduidelijk blijft of wanneer ze te veel aannames moeten maken om een voorstel uit te werken. Ook een late kennismaking met een project verkleint de kans op succes.

Daartegenover staan opdrachten waarvoor een onderneming de beleidscontext begrijpt, de gevraagde expertise kan aantonen en voldoende ruimte ziet om een eigen meerwaarde te bieden. In die gevallen stijgt volgens Steegmans de kans op een succesvolle inschrijving aanzienlijk.

Voorbereiding begint ruim vóór het bestek

Volgens Steegmans onderscheiden succesvolle inschrijvers zich vooral door hun voorbereiding. Ze volgen de markt op, nemen deel aan marktconsultaties en bouwen relaties op nog vóór een aanbesteding officieel wordt gepubliceerd. Zo krijgen ze beter inzicht in de behoeften van de opdrachtgever en kunnen ze tijdig partners zoeken om een complementair aanbod samen te stellen.

Een gestructureerd bid-managementproces helpt daarbij. Nog vóór een offerte wordt opgesteld, is het volgens haar belangrijk om na te gaan of de opdracht past binnen de strategie van het bedrijf, welke beleidsdoelstellingen de opdrachtgever nastreeft en of de kans op gunning realistisch is.

AI ondersteunt het proces

Ook artificiële intelligentie krijgt een plaats binnen het aanbestedingsproces. Volgens Steegmans kan AI helpen bij het analyseren van omvangrijke bestekken, het structureren van vereisten en het opstellen van eerste tekstvoorstellen. Daardoor blijft meer tijd over voor de inhoudelijke voorbereiding.

Tegelijk waarschuwt ze dat AI geen vervanging is voor een doordachte strategie. Generieke teksten volstaan volgens haar niet om een aanbesteding te winnen. De inhoud moet afgestemd blijven op de opdrachtgever en de eigen meerwaarde van het bedrijf.

Volgens Steegmans investeren veel kmo’s bovendien pas in externe ondersteuning wanneer een aanbesteding al gepubliceerd is. Net in de voorbereidende fase kan gespecialiseerde begeleiding volgens haar meerwaarde bieden, onder meer om marktinzichten te verzamelen, samenwerkingen op te zetten en de positionering van een bedrijf aan te scherpen.